Grönt kort i strategisk planering och genomförande: Del 3. Genomför och följ upp

Genomförande

1. Strukturera arbetet

• Organisationskarta: Använd GoalEnvisions verktyg för att skapa en organisationskarta som visar alla enheter inom din organisation. Inkludera varje team, avdelning och arbetsgrupp, samt de individer som tillhör dessa.

• Tilldela strategiska mål: Koppla varje strategiskt mål till den relevanta enheten i organisationskartan. Detta klargör ansvar och gör det tydligt vilket team som är ansvarig för att uppnå varje mål.

Uppföljning och utvärdering

1. Identifiera och bedöm förutsättningar

• Förutsättningar: Identifiera de grundläggande resurser, kompetenser och omständigheter som behövs för att uppnå varje strategiskt mål. Använd trafikljusmetoden för att bedöma förutsättningarnas status:

• Grön: Förutsättningen är uppfylld.

• Gul: Förutsättningen är delvis uppfylld och kan kräva viss uppmärksamhet.

• Röd: Förutsättningen är inte uppfylld och kräver omedelbar åtgärd.

 

2. Planera och genomföra aktiviteter för att uppfylla förutsättningar

• Aktiviteter: För att göra röda och gula förutsättningar till gröna, definiera specifika aktiviteter kopplade till dessa förutsättningar. Aktiviteterna bör vara tydligt definierade med ansvariga personer och tidsramar.

• Diskussioner: Starta eller delta i diskussioner i GoalEnvision för att gemensamt komma fram till aktiviteter som behövs för att uppfylla förutsättningarna.

 

 

3. Regelbunden rapportering

• Rapportering av resultat: Ansvariga personer ska regelbundet rapportera in resultat i GoalEnvision. Detta kan inkludera att mata in objektiva resultat eller sammanfatta kvalitativa insikter som expertomdömen.

• Notifikationer: Rapportörer får notifikationer när det är dags att uppdatera utfallet och jämföra det med ambitionsnivån.

 

4. Granskning och analys

• Granskning av resultat: När rapportörerna uppdaterar resultaten, granskar ansvariga dessa jämfört med målen. De kontrollerar diskussionsnivån och aktivitetsplaneringen.

• Kommentarer: Ansvariga kommenterar resultaten, utvecklingen och framtidsplanerna. Detta ger en tydlig bild av hur arbetet fortskrider och vad som behöver justeras.

 

5. Använd magiska diagram

• Visualisering: GoalEnvisions magiska diagram omvandlar alla resultat till procent och jämför dem med den definierade ambitionsnivån. Detta gör det enkelt att se hur nära du är att uppnå dina mål.

• Jämförelse av flera mål: Diagrammen visar resultat från flera mål samtidigt, vilket gör det möjligt att identifiera synergier, samband och orsaker till framgång eller misslyckande.

• Identifiera förbättringsområden: Genom att visualisera data kan du snabbt se vilka områden som behöver förbättras och vilka som presterar väl.

 

Ständiga förbättringar

Här kommer några konkreta förslag på hur du kan arbeta enligt Lean och med feedback för att underlätta och effektivisera förbättringsarbetet. 

Arbeta med Lean

Steg 1: Identifiera slöseri

• Kartlägg samband mellan mål och förutsättningar: Använd GoalEnvisions magiska diagram och andra funktioner för att identifiera vad som tillför värde och vad som är slöseri.  

• Analysera slöseri: Kategorisera slöseri enligt de sju typerna (överproduktion, väntan, onödiga transporter, överbearbetning, onödiga lager, onödiga rörelser och defekter).

 

Steg 2: Eliminera slöseri

• Planera åtgärder: Definiera aktiviteter som behövs för att eliminera identifierat slöseri. Använd GoalEnvision för att tilldela ansvariga personer och tidsramar för varje aktivitet.

• Genomför åtgärder: Övervaka och led genomförandet av dessa aktiviteter i GoalEnvision. Säkerställ att alla vet sina roller och deadlines.

 

Steg 3: Standardisera arbete

• Dokumentera processer: Skapa och uppdatera regelbundet rutiner och dokumenterade processer. Se till att alla medarbetare har tillgång till och följer dessa.

• Utbilda personal: Säkerställ att alla medarbetare förstår och kan följa de standardiserade processerna. Använd GoalEnvision för att planera och genomföra utbildningar.

 

Steg 4: Kontinuerlig förbättring (Kaizen)

• Genomför regelbundna förbättringsmöten: Använd GoalEnvision för att hålla regelbundna förbättringsmöten. Diskutera resultat, identifiera förbättringsområden och planera nya aktiviteter.

• Uppdatera standarder: Efter varje förbättring, uppdatera de standardiserade processerna och dokumentera ändringarna i GoalEnvision.

 

Läs mer om Lean...

 

Feedback-loopar

Steg 1: Insamling av feedback

• Skapa enkäter: Använd GoalEnvisions enkätverktyg för att skapa och distribuera enkäter till medarbetare, kunder och andra intressenter. Ställ frågor som hjälper till att identifiera förbättringsområden.

• Regelbunden rapportering: Planera regelbundna rapporteringsintervaller där medarbetare rapporterar in sina observationer och resultat. Använd GoalEnvision för att skicka ut påminnelser och samla in rapporter.

 

Steg 2: Analys av feedback

• Samla in data: Använd GoalEnvisions analysverktyg för att sammanställa och visualisera feedbackdata. Identifiera mönster och områden som behöver förbättras.

• Diskutera resultat: Håll möten med relevanta team för att diskutera analysresultaten. Använd GoalEnvision för att dela data och samla in ytterligare insikter.

 

Steg 3: Implementering av förbättringar

• Planera förbättringsåtgärder: Baserat på feedbacken, definiera specifika aktiviteter för att förbättra identifierade områden. Tilldela ansvariga personer och sätt tidsramar för varje aktivitet i GoalEnvision.

• Genomför förbättringar: Använd GoalEnvisions verktyg för att följa upp genomförandet av förbättringarna. Dokumentera framsteg och justera planen vid behov.

 

Steg 4: Utvärdera och justera

• Utvärdera resultat: Efter implementeringen av förbättringsåtgärder, använd GoalEnvision för att samla in och analysera resultat. Jämför resultaten med de förväntade målen.

• Justera processer: Om resultaten inte uppfyller förväntningarna, håll ytterligare möten för att diskutera vad som kan förbättras ytterligare. Justera planen och genomför nya åtgärder vid behov.

 

Läs mer om feedback...