När Viva Goals försvinner, vad ska du välja istället?

Vad händer med Viva Goals?

Den 31 december 2025 stänger Microsoft ner Viva Goals. Tjänsten fortsätter fungera fram till dess, men företaget har redan slutat utveckla nya funktioner. För organisationer som investerat i plattformen innebär det ett tvingande vägval: antingen hitta ett nytt system eller, ännu viktigare, fundera på om ni vill fortsätta arbeta på samma sätt.

Microsoft fortsätter utveckla andra delar av Viva-sviten. Men Goals specifikt försvinner. Det är inte en teknisk nedläggning på grund av säkerhetsproblem eller kostnader. Det är ett strategiskt beslut som säger något om produktens genomslagskraft i marknaden. Beslutet kommer inte som en total överraskning för den som följt användarfeedbacken. Viva Goals har kämpat med flera grundläggande problem sedan lanseringen.

Varför misslyckades Viva Goals?

OKR-ramverket som Viva Goals bygger på har sina begränsningar. Objectives and Key Results fungerar bra för vissa typer av organisationer och vissa typer av mål. Men många verksamheter upptäcker att ramverket är för smalt. Det fokuserar på mål och resultat, men säger förvånansvärt lite om allt annat som faktiskt måste fungera för att målen ska nås.

Användarrecensioner har pekat på konkreta problem. Plattformen var ofta långsam och okänslig, vilket skapade frustration. Den saknade funktionalitet för återkommande mål. Anpassningsmöjligheterna för visualiseringar var begränsade. För en molntjänst som skulle underlätta vardagsarbetet blev den snabbt ett hinder istället. Men det största problemet var inte tekniskt. Det var strategiskt. Viva Goals såldes som lösningen på strategisk målstyrning. Köp systemet, fyll i era OKR:er, koppla till era verktyg, så löser sig strategiarbetet. Det fungerar inte så. Verktyget kom först, metodiken sen. Och när metodiken inte passar verksamhetens verklighet spelar det ingen roll hur bra integrationerna med Teams är.

Microsoft-ekosystemets lock-in skapade också sårbarhet. Företag valde Viva Goals för att det passade deras befintliga Microsoft-miljö. Smart i stunden. Men det gjorde dem helt beroende av Microsofts långsiktiga prioriteringar. När Microsoft bestämmer sig för att Goals inte är strategiskt viktigt längre står användarna där med data, processer och invanda arbetssätt som plötsligt inte har någon framtid. Det är en läxa värd att ta med sig.

Tre saker att tänka på innan du väljer nytt system

1. Metodik före verktyg

Börja med att förstå hur ni vill arbeta strategiskt. Inte vilket system ni ska köpa. Det låter självklart, men de flesta organisationer gör tvärtom. De tittar på vilka system som finns, jämför funktioner och priser, väljer ett och börjar sedan anpassa sitt strategiarbete efter vad systemet erbjuder. Det som saknas i många verktyg är inte dashboards eller integrationer. Det är en metodik som faktiskt speglar hur verksamheter fungerar. En metodik som tar hänsyn till att strategiskt arbete inte bara handlar om att sätta mål och följa upp dem. Det handlar om att förstå marknaden, bygga rätt förmågor, engagera medarbetare, optimera processer och hålla ekonomin hållbar samtidigt. Ställ er frågan: vad behöver vi förstå och göra för att driva verksamheten framåt? Inte: vilka fält kan vi fylla i i det här systemet?

2. Helhetsperspektiv, inte bara mål

OKR-ramverket fokuserar på objectives och key results. Fint. Men vad händer med allt annat? Vad händer med er marknadsförståelse när konkurrenter lanserar något nytt? Vad händer med medarbetarengagemanget när folk slutar för att ni inte har en plan för kompetensutveckling? Vad händer med verksamhetskvaliteten när processerna inte hänger med tillväxten? En strategisk metodik behöver täcka hela verksamheten. Inte bara de områden som är enkla att mäta i siffror. De flesta verksamheter har fem grundläggande områden som måste fungera samtidigt: er position på marknaden, er försäljning och marknadsföring, er interna verksamhet, era medarbetare och er ekonomi. Glöm bort ett av dem och strategin blir ofullständig. Fokusera bara på mål och nyckelresultat och ni missar hälften av bilden. Ett komplett strategiskt ramverk täcker alla dessa områden. Inte för att det är snyggt på papperet, utan för att det speglar verkligheten.

3. Förutsättningar är viktigare än uppgifter

De flesta system hjälper er spåra vad som ska göras. Aktiviteter. Uppgifter. Projekt. Färre system hjälper er förstå vad som måste finnas på plats för att ni överhuvudtaget ska kunna lyckas. Det är skillnad på att ha ett mål och att ha förutsättningarna för att nå det. Du kan sätta målet "öka konverteringen med 30% nästa kvartal" hur många gånger du vill. Men om din webbplattform är för långsam, om ditt säljteam inte har rätt kompetens och om ingen egentligen tror på att det går, då spelar målet ingen roll.

Förutsättningar handlar om tre saker: struktur, förmåga och energi. Struktur är de resurser, system och processer som måste fungera. Budgeten. Verktygen. Rutinerna. Förmåga är den kompetens och kunskap som behövs. Kan folk göra det som krävs? Har de rätt utbildning, erfarenhet och stöd? Energi är drivkraften. Motivation. Engagemang. Tror folk på det här? Vill de göra det? Utan dessa tre på plats blir även de bästa målen bara önsketänkande. Ett verktyg som inte hjälper er identifiera och bygga förutsättningar ger er halva sanningen.

Så här ser ett komplett strategiskt ramverk ut

Ett genomtänkt ramverk för strategisk planering bygger på några grundprinciper. Inte teoretiska ideal som låter bra i presentationer, utan principer som faktiskt håller när verksamheten blir rörig, när marknaden förändras och när folk ska fatta beslut under press.

De fem strategiska perspektiven

Marknad, Försäljning, Verksamhet, Medarbetare och Ekonomi. Tillsammans skapar de en helhetsbild där inget strategiskt område glöms bort. Varje perspektiv hänger ihop med de andra, precis som i en verklig verksamhet.

Marknadsperspektivet handlar om att förstå omvärlden. Vad vill kunderna? Vad gör konkurrenterna? Vilka trender växer fram? Det här är grunden. Allt annat bygger på insikterna härifrån. Om ni inte förstår marknaden kommer alla andra beslut att vila på gissningar.

Försäljningsperspektivet tar vid där marknadsförståelsen slutar. Hur når ni kunderna? Hur kommunicerar ni värdet? Hur får ni dem att välja er? Det här inkluderar allt från varumärke och marknadsföring till konkret försäljning och kundvård. Det räcker inte att veta vad marknaden vill ha, ni måste också kunna leverera budskapet.

Verksamhetsperspektivet handlar om att förverkliga löften. Processer. Flöden. Verktyg. Kvalitet. Leveranstid. Det är här jobbet görs. När kunderna köper era produkter eller tjänster är det verksamheten som antingen levererar som utlovat eller gör er till tomma ord. En strategi som inte tar hänsyn till verksamhetens förmåga är dömd att misslyckas.

Medarbetarperspektivet sätter teamet i centrum. Engagerade kollegor som delar mål och värderingar skapar kraft. Kompetens växer genom utmaningar och stöd. Utan folk som kan, vill och orkar blir strategin bara papper. Ni kan ha världens bästa marknadsstrategi och de mest optimerade processerna, men om medarbetarna inte hänger med spelar det ingen roll.

Ekonomiperspektivet knyter ihop berättelsen. Siffrorna visar om planen håller, om insatser bär frukt och om framtiden bär vidare. Det här är inte bara redovisning och rapporter. Det är frågan om strategin leder till verkligt resultat eller om ni brinner pengar på projekt som aldrig ger avkastning.

Alla fem perspektiv behövs. Glöm ett och ni får hål i strategin. Fokusera bara på ekonomi och ni missar varför kunderna köper. Fokusera bara på marknad och ni glömmer att medarbetarna måste kunna leverera. Ett komplett ramverk tvingar er att tänka på alla delar samtidigt.

Fokus på förutsättningar

Innan ni sätter mål frågar ni: vad behöver finnas på plats? Det är en annan utgångspunkt än de flesta system erbjuder. De flesta börjar med målet och jobbar sen bakåt mot aktiviteter. Ett mer genomtänkt sätt är att börja med att förstå vad som faktiskt krävs.

Struktur handlar om resurser och system. Budget. Verktyg. Rutiner. Har ni det som behövs för att göra jobbet? Om målet är att fördubbla försäljningen online men webbplatsen kraschar vid 50 samtidiga besökare, då saknas struktur. Ingen mängd målformuleringar fixar det.

Förmåga handlar om kompetens och kunskap. Kan folk göra det som krävs? Har de rätt utbildning? Rätt erfarenhet? Rätt stöd? Om målet är att lansera en ny produkt på en internationell marknad men ingen i teamet har gjort det förut och ingen får tid att lära sig, då saknas förmåga.

Energi handlar om motivation och driv. Tror folk på det här? Vill de göra det? Orkar de? Om målet är att transformera hela verksamheten men alla är utbrända efter förra årets omorganisation och ledningen inte kommunicerat varför det här är viktigt, då saknas energi. Folk kommer göra minimumansträngning och strategin dör i praktiken.

Utan dessa tre på plats blir även de bästa målen bara önsketänkande. Det är skillnad på att skriva ner ett mål i ett system och att faktiskt ha det som krävs för att nå det. Ett ramverk som bygger på förutsättningar tvingar er att vara ärliga med er själva innan ni sätter mål ni inte kan nå.

Trafikljussystemet

Enkel statuskoll som gör att hela organisationen snabbt ser var ni ligger. Rött, gult, grönt. Inga avancerade formler. Ingen matte. Bara tydlighet som skapar gemensam verklighet.

Grönt betyder att det fungerar. Förutsättningen är på plats, målet ligger i fas, inget kräver omedelbar åtgärd. Folk kan fokusera på att leverera istället för att släcka bränder.

Gult betyder uppmärksamhet behövs. Det finns utmaningar som måste adresseras. Inte kris, men om ni inte gör något kommer det bli rött snart. Det här är signalen att agera innan det blir för sent.

Rött betyder fara. Förutsättningen saknas eller är i dåligt skick. Målet är i farozonen. Omedelbar åtgärd krävs. Det här är inte tid för långa diskussioner, det är tid för beslut och handling.

Trafikljus fungerar för att de är universella. Alla förstår dem direkt. När ledningsgruppen samlas och ser dashboarden behöver ingen förklara vad färgerna betyder. När ett team rapporterar status till resten av organisationen räcker det att visa färgen. Det skapar transparens utan byråkrati.

Tre typer av mätning

Objektiva värden, undersökningar och förutsättningsindex. Olika mål kräver olika mätmetoder. Det är en insikt som många ramverk missar, de försöker pressa in allt i samma mall.

Objektiva värden är siffrorna. Intäkter, marknadsandel, leveranstid, antal kunder, konverteringsgrad. Allt som går att räkna. När målet är kvantifierbart är det här rätt sätt att mäta. Enkelt, tydligt, jämförbart över tid.

Undersökningar fångar det kvalitativa. Kundnöjdhet, medarbetarengagemang, varumärkesuppfattning. Hur folk känner och tänker. Det går inte alltid att räkna, men det går att fråga. När målet handlar om upplevelser eller attityder är det här rätt verktyg.

Förutsättningsindex bedömer om det som behövs finns på plats. Har vi budgeten? Finns kompetensen? Är motivationen där? Det här är inte samma sak som att mäta resultatet av målet, det är att mäta om ni överhuvudtaget kan nå det. En person bedömer status och använder trafikljus för att visa läget.

Ett strategiskt ramverk som bara erbjuder en typ av mätning kommer tvinга er att förvränga verkligheten för att passa formen. Ibland behöver ni siffror. Ibland behöver ni höra vad folk tycker. Ibland behöver ni helt enkelt veta om ni har det som krävs.

Från Viva Goals till ett strategiskt arbetssätt

Om ni använder Viva Goals idag behöver ni inte panikbyta system. Börja istället med att kartlägga hur ni faktiskt vill arbeta strategiskt. Systemet kan vänta. Metodiken måste komma först.

1. Inventera era nuvarande mål

Samla alla mål ni har idag. Lista dem. Titta på dem som helhet, inte bara ett i taget. Vilka perspektiv täcker de? Har ni mål som handlar om marknadsposition? Om försäljning och marknadsföring? Om interna processer? Om medarbetare? Om ekonomi?

Förmodligen upptäcker ni luckor. Kanske har ni tio mål om försäljning men inget om hur medarbetarna ska orka hålla tempot. Kanske fokuserar allt på ekonomiska nyckeltal men inget på om ni faktiskt förstår vad kunderna vill ha. Det här är inte kritik av tidigare arbete, det är insikt om var ni behöver förstärka. Saknas något område helt är det en röd flagga. En strategi som inte täcker alla fem perspektiven är inte komplett.

2. Identifiera förutsättningar

För varje mål ni har, fråga: vad behöver finnas på plats för att vi ska kunna nå det här? Inte vilka aktiviteter vi ska göra, utan vad som måste fungera först. Ta ett konkret exempel. Säg att ni har målet "öka återkommande intäkter från befintliga kunder med 40% inom 12 månader". Bra mål. Men vad krävs?

Struktur: Har ni ett CRM-system som faktiskt spårar kundinteraktioner? Finns budgeten för att utveckla nya produktpaket för befintliga kunder? Har ni rutiner för regelbunden kontakt?

Förmåga: Kan säljteamet faktiskt merförsälja eller är de bara vana vid nykundsförsäljning? Har kundtjänst kompetensen att identifiera möjligheter? Vet alla vilka signaler som indikerar att en kund är redo för mer?

Energi: Tror teamet på att det går? Är de motiverade att förändra sitt sätt att jobba? Har de tid och kraft att lägga fokus här eller är alla redan överbelastade?

Om svaret är nej på flera av dessa frågor är målet i praktiken omöjligt att nå, oavsett hur snyggt det ser ut i systemet. Identifiera förutsättningarna först. Bygg dem. Sen kan ni börja jaga målet.

3. Välj mätmetoder

Nu när ni vet vad ni vill uppnå och vad som behöver finnas på plats, hur ska ni följa upp det? Tänk igenom vilket typ av mätning som faktiskt passar. Om målet är "öka marknadsandelen i Norden" behöver ni objektiva värden. Konkreta siffror på er andel jämfört med konkurrenterna. Inget annat duger. Om målet är "stärka vårt varumärke som innovativ partner" behöver ni undersökningar. Fråga kunderna vad de tycker. Spåra mediebevakning. Mät uppfattning, inte bara siffror. Om målet är "skapa en kultur där medarbetare vågar testa nya idéer" behöver ni förmodligen både undersökningar och förutsättningsindex. Hur många nya idéer testas? Hur känner folk kring det? Finns strukturer som stödjer experimenterande? Försök inte tvinga allt in i samma form. Olika mål kräver olika sätt att följa upp.

4. Skapa tydliga ansvarsroller

Vem äger vilket mål? Vem följer upp? Det måste vara kristallklart. Ett mål utan ägare är ett mål som ingen tar ansvar för. Det faller mellan stolarna och dör tyst. En person måste vara ansvarig för varje strategiskt mål. Inte en grupp, inte ett team, inte "vi alla". En person. Den personen driver målet framåt, samlar rätt folk, rapporterar status och ser till att saker händer. Det betyder inte att personen gör allt själv. Det betyder att personen har ansvaret att se till att det blir gjort. Gör ansvarsfrågan tydlig innan ni går vidare. Oklara ansvarsroller är döden för strategiskt arbete.

5. Visualisera med trafikljus

Gör status tydligt för hela organisationen. Inte bara för ledningsgruppen, utan för alla som behöver veta. En dashboard med trafikljus ger gemensam verklighet på sekunder. När något är grönt vet alla att det rullar på. När något är gult vet alla att uppmärksamhet behövs. När något är rött vet alla att här måste vi agera nu. Ingen behöver läsa långa rapporter eller tolka komplicerade grafer. Transparens skapar ansvar. När alla ser hur det går med olika mål blir det svårare att skylla på andra eller hävda att "det går bra ändå" när trafikljuset visar rött. När metodiken är klar kan ni välja verktyg. Inte tvärtom. Systemet ska stödja ert sätt att arbeta, inte diktera det.

Vanliga frågor om byte från Viva Goals

Måste vi byta verktyg innan december 2025?

Nej. Microsoft upprätthåller tjänsten fram till då. Ingen panik behövs. Men använd tiden väl. Istället för att stressa över vilket nytt system ni ska köpa, fundera på hur ni faktiskt vill arbeta strategiskt. Det är en större fråga. När ni har svaret på den blir valet av verktyg mycket enklare.

Kan vi fortsätta med OKR-ramverket?

Absolut, om det fungerar för er. Det finns organisationer där OKR passar perfekt. Ofta techbolag, projektdrivna företag, miljöer där målen är tydligt kvantifierbara och alla jobbar mot samma typ av resultat.

Men fundera ärligt på om ni behöver ett bredare perspektiv. Om ni märker att era OKR:er bara täcker vissa delar av verksamheten medan andra faller mellan stolarna, då är det ett tecken. Om ni konstant har problem som inte fångas upp av era objectives och key results, då kanske ramverket är för smalt.

Ett bredare ramverk som täcker hela verksamheten betyder inte att ni måste slänga allt ni lärt er om OKR. Det betyder att ni lägger till de delar som saknas.

Vad händer med vår historiska data från Viva Goals?

Se till att exportera den innan deadline. Microsoft kommer förmodligen erbjuda exportfunktioner, men vänta inte till sista veckan. Ta ut datan nu. Lägg den någonstans säkert.

Sen, använd den som lärandeunderlag. Titta på vad ni faktiskt uppnådde. Vilka mål nådde ni? Vilka missade ni? Vad var skillnaden? Det är värdefull information när ni bygger er nya metodik. Men gör inte misstaget att bara kopiera över samma mål till ett nytt system. Lär er av historiken, bygg något bättre.

Behöver vi anställa konsulter för att byta system?

Inte nödvändigtvis. Börja med att bygga förståelse internt för hur ni vill arbeta strategiskt. Samla ledningsgruppen. Gå igenom de fem perspektiven. Identifiera era viktigaste mål. Kartlägg vilka förutsättningar som krävs.

Ett tydligt ramverk gör implementeringen enklare. Om ni vet vad ni vill uppnå och hur ni vill jobba blir det mycket lättare att välja rätt verktyg och sätta upp det på rätt sätt. Konsulter kan vara värdefulla för specifika delar, särskilt om ni saknar intern kompetens på strategiarbete. Men börja internt. Bygg egen förståelse först.

Finns det någon direkt ersättare till Viva Goals?

Det finns flera system som erbjuder liknande funktionalitet. Men det är fel fråga. Frågan är inte vilken som är närmast Viva Goals i funktioner. Frågan är vilket ramverk och vilket sätt att arbeta som faktiskt passar er verksamhet.

Ett system som ser annorlunda ut men stödjer ett mer genomtänkt strategiskt arbetssätt är bättre än ett system som ser exakt likadant ut som Viva Goals men har samma begränsningar.

Hur lång tid tar det att bygga upp en ny metodik?

Räkna med några månader. Inte för att det är komplicerat, utan för att det kräver eftertanke och diskussion. Ni behöver kartlägga nuläget, definiera vart ni vill och bygga förutsättningar för att ta er dit. Det går inte på en workshop.

Men stressa inte heller. Det är bättre att ta den tid det tar och göra det ordentligt än att rusa igenom och hamna med samma problem i ett nytt system. Det här är er chans att bygga något som verkligen fungerar.

Vad gör vi med alla integrationer vi byggt mot Viva Goals?

Dokumentera dem. Lista vilka system ni kopplade ihop, vilken data som flödade och varför det var viktigt. Den informationen är värdefull när ni bygger upp integrationerna i nästa system.

Men fråga er också: vilka integrationer behövde vi verkligen? Ofta bygger man kopplingar för att systemet erbjuder dem, inte för att de faktiskt tillför värde. Ta tillfället att rensa. Behåll de integrationer som verkligen gör jobbet enklare, skippa resten.

Ett strategiskt vägval

När Viva Goals försvinner står ni inte bara inför ett systemval. Ni står inför ett strategiskt vägval. Ska ni ersätta ett verktyg med ett annat liknande? Eller ska ni ta tillfället att bygga ett mer genomtänkt sätt att arbeta med strategi? Många organisationer kommer välja det första alternativet. Hitta något som liknar Viva Goals, migrera datan, fortsätta som vanligt. Det är enklast på kort sikt. Men det löser inte de underliggande problemen som gjorde att Viva Goals aldrig riktigt fungerade för er. 

Ett komplett strategiskt ramverk täcker hela verksamheten genom fem perspektiv som måste fungera samtidigt. Det bygger på förutsättningar istället för bara aktiviteter, vilket tvingar er att vara ärliga med vad som faktiskt krävs för att nå era mål. Det skapar en gemensam verklighet genom tydlig visualisering som gör att alla snabbt ser hur det går. Det här är inte en fråga om programvara. Det är en fråga om hur ni leder er organisation framåt. Verktygen kommer och går. Microsoft lanserar tjänster och lägger ner dem. Nya system dyker upp, hypar sig och försvinner. Om ert strategiska arbete är bundet till ett specifikt verktyg blir ni sårbara för sådana förändringar. Men om ni bygger ett genomtänkt sätt att arbeta strategiskt, ett ramverk som faktiskt speglar hur verksamheter fungerar, då spelar verktygen mindre roll. De blir stöd för metodiken, inte metodiken i sig.

Så börja med metodiken. Förstå hur ni vill arbeta. Bygg förutsättningarna. Sen kan ni välja vilket system som helst som stödjer det sättet att jobba. När Viva Goals försvinner i december har ni då redan kommit vidare. Inte till ett nytt verktyg, utan till ett bättre sätt att leda er verksamhet.

Läs mer:

• Så formulerar du strategiska mål som faktiskt går att nå...

• Förstå skillnaden mellan mål och förutsättningar...

• 48 exempel på strategiska mål i de fem perspektiven...