Vad är strategiska förutsättningar? De tre sakerna som måste vara på plats innan målen kan nås

Vad är strategiska förutsättningar? De tre sakerna som måste vara på plats innan målen kan nås

De flesta organisationer har strategiska mål. Färre vet vad som faktiskt krävs för att nå dem. Skillnaden handlar inte om ambition eller vilja, utan om att identifiera och bygga upp de rätta förutsättningarna.

Förutsättningar är bryggan mellan strategi och resultat. De är de resurser, processer och förmågor som gör det möjligt att omsätta mål till faktisk framgång. Utan dem blir även de mest genomtänkta strategierna bara fina ord i ett dokument.

De tre byggstenarna som avgör om strategin lyckas

När organisationer misslyckas med att genomföra sin strategiska planering beror det oftast på att de har missat att bygga upp någon av dessa tre grundläggande förutsättningar:

Struktur: Det som håller arbetet på plats

Struktur handlar om de konkreta verktygen och systemen som stöttar ditt arbete. Det är processerna som ser till att saker händer i rätt ordning, tekniken som gör arbetet möjligt och resurserna som finns tillgängliga när de behövs.

När strukturen är på plats vet alla hur arbetet ska göras. Det finns rutiner att följa, system att använda och resurser att tillgå. När den saknas spenderar folk mer tid på att lösa praktiska problem än att skapa resultat.

Exempel på struktur:

• Ett fungerande system för att hantera kundärenden

• Tydliga processer för projektgenomförande

• Budget och resurser som är allokerade till rätt saker

• Verktyg som faktiskt används och funkar tillsammans

Förmåga: Kunskapen och kompetensen att göra jobbet

Struktur räcker inte om ingen vet hur man använder den. Förmåga handlar om teamets kunskaper, färdigheter och erfarenhet. Det är kompetensen att lösa problem, ta rätt beslut och utföra arbetet på rätt sätt.

En organisation med stark förmåga kan hantera komplexa utmaningar. De har specialistkunskap där det behövs och bred kompetens i teamet. När förmågan saknas blir även enkla uppgifter svåra att genomföra.

Exempel på förmåga:

• Säljteam som behärskar förhandlingsteknik

• IT-personal som kan hantera nya system

• Ledare som kan fatta beslut under press

• Medarbetare med djup förståelse för kundernas behov

Energi: Drivkraften som får organisationen att röra sig framåt

Här blir det mänskligt. Energi handlar om motivation, engagemang och den psykologiska tryggheten som gör att folk faktiskt vill göra jobbet. Det är viljan att bidra, känslan av att arbetet spelar roll och att det finns en poäng med det man gör.

Du kan ha perfekt struktur och all kompetens i världen. Men om energin saknas händer ingenting. Folk gör bara det absolut nödvändiga. Ingen tar initiativ. Uthålligheten försvinner när det blir tungt.

Exempel på energi:

• Ett team som känner att deras arbete gör skillnad

• Medarbetare som får uppskattning när de lyckas

• En kultur där det är okej att ställa frågor

• Tydlig koppling mellan det egna jobbet och organisationens mål

Varför alla tre behövs samtidigt

Det är lockande att tro att man kan kompensera en svaghet genom att vara extra stark inom ett annat område. Det funkar inte på lång sikt.

Ett företag kan ha alla verktyg och system på plats (stark struktur) och ett engagerat team (stark energi). Men om ingen faktiskt kan använda verktygen (svag förmåga) blir resultatet ändå uselt. Eller tvärtom: ett kunnigt och motiverat team som saknar rätt verktyg kommer förr eller senare att bli frustrerade.

Ta det här exemplet. Ett företag ville förbättra sin kundnöjdhet. De identifierade följande:

Struktur: De införde ett nytt system för kundfeedback och skapade tydliga kanaler för kundkommunikation.

Förmåga: De utbildade personalen i problemlösning och kommunikation för att möta kundernas behov bättre.

Energi: De byggde en kultur av kundfokus genom regelbunden feedback och erkännande när någon gjorde ett bra jobb.

Resultatet blev inte bara högre kundnöjdhet. Det blev också en starkare organisation där folk faktiskt ville jobba.

Läs mer om vanliga missar när man arbetar med förutsättningar

Så här kartlägger du vilka förutsättningar som krävs

För varje strategiskt mål du har behöver du ställa tre frågor:

1. Vilka strukturer behövs för att stötta målet?
Tänk resurser, system och rutiner. Vad måste finnas på plats rent praktiskt för att arbetet ska kunna genomföras?

2. Vilka förmågor måste utvecklas eller förstärkas?
Vilken kompetens krävs? Finns den i teamet idag eller behöver den byggas upp?

3. Vilken energi krävs för att driva arbetet framåt?
Är folk motiverade? Förstår de varför det här är viktigt? Finns det uthållighet nog att hålla i när det blir svårt?

Här är ett konkret exempel. Säg att målet är att lansera en ny plattform för e-handel:

Struktur: Ett anpassningsbart plattformsverktyg, tydliga tekniska specifikationer och budget för genomförande.

Förmåga: Ett utbildat IT-team och en projektledare med erfarenhet av liknande implementationer.

Energi: Ett engagerat team som är motiverat att leverera enligt tidsplan och som förstår affärsvärdet av projektet.

Läs mer om hur du genomför den strategiska planen i praktiken

Trafikljuset: Så ser du var du står

När du väl har identifierat vilka förutsättningar som behövs är nästa steg att bedöma var ni faktiskt står. Det enklaste sättet är att använda ett trafikljussystem:

🟢 Grönt: Förutsättningen är på plats och fungerar. Ingen akut åtgärd behövs.

🟡 Gult: Förutsättningen finns delvis men behöver förbättras eller utvecklas. Det funkar, men inte tillräckligt bra.

🔴 Rött: Förutsättningen saknas helt och måste åtgärdas omedelbart. Utan den går det inte framåt.

Det här är inte rocket science. Det handlar om att vara ärlig med läget. Ta exemplet med kundnöjdhet igen:

Struktur (nytt kundtjänstsystem) – 🟡 Gult: Systemet är på plats men används inte fullt ut av alla. Vissa medarbetare har svårt att använda det.

Förmåga (utbildning i klagomålshantering) – 🟢 Grönt: Utbildningen är genomförd och teamet rapporterar att de hanterar klagomål bättre.

Energi (motivation och engagemang) – 🔴 Rött: Medarbetarna förstår inte hur deras arbete bidrar till målen. Många känner sig stressade och orkeslösa.

När du ser det här blir det plötsligt uppenbart var insatserna behöver läggas. Du börjar inte med att bygga fler strukturer när energin är röd. Du börjar med att förstå varför folk inte orkar och gör något åt det.

Tre sätt att bedöma var du faktiskt står

Det finns olika sätt att avgöra om en förutsättning är grön, gul eller röd. Vilken metod du väljer beror på vad du ska bedöma:

Objektiva mått för det som går att räkna

Vissa saker går att mäta rakt av. Antalet genomförda utbildningar. Hur många som använder det nya systemet. Budgeten som är allokerad jämfört med vad som behövs.

Om målet är att alla ska vara utbildade i det nya systemet och 95 av 100 personer har genomfört utbildningen är statusen grön. Enkelt.

Enkäter för upplevelser och attityder

Ibland handlar det inte om fakta utan om hur folk känner. Hur motiverat är teamet? Känner medarbetarna att de har de verktyg de behöver? Upplever de att arbetet går framåt?

Här funkar enkäter bra. Använd en skala från 1 till 5 och ställ konkreta frågor. "Jag förstår hur mitt arbete bidrar till våra mål" eller "Jag har de verktyg jag behöver för att göra mitt jobb bra."

Expertomdöme för det komplexa

Ibland krävs det någon med specialistkunskap för att bedöma läget. Är den tekniska plattformen tillräckligt stabil för att bygga vidare på? Har vi den juridiska kompetens som krävs för kommande regelverk?

För att göra det mindre godtyckligt sätter du upp tydliga kriterier innan du frågar experten:

🔴 Rött: Vi har inget fungerande system på plats, eller det används inte i praktiken.

🟡 Gult: Ett system finns men används bara delvis eller inkonsekvent.

🟢 Grönt: Ett fungerande system är på plats, används konsekvent och ansvar är tydligt.

Läs mer om olika sätt att mäta och uppnå strategiska mål

Vad händer sen: Från insikt till handling

Att identifiera förutsättningar är steget innan handling. När du vet vad som saknas kan du börja bygga upp det. När du vet vad som är gult kan du förstärka det innan det blir rött.

Fokusera på de förutsättningar som har störst påverkan. De som är röda och kritiska för att målet ska nås. De som påverkar flera mål samtidigt. De som, om de inte åtgärdas, kommer att bromsa allt annat arbete.

Strategin slutar inte vid planeringen. Den börjar där. Förutsättningarna är det som gör att den faktiskt händer.

Läs mer om strategiutveckling från planering till genomförande

Vanliga frågor om förutsättningar i strategisk planering

Hur många förutsättningar ska man ha per mål? Det finns inget magiskt antal. Fokusera på de som verkligen behövs. Oftast handlar det om 3-5 kritiska förutsättningar per mål, fördelade över struktur, förmåga och energi.

Vad gör man om allt är rött? Börja med en. Välj den förutsättning som, om den blir grön, gör störst skillnad för resten. Bygg momentum genom att fokusera på det som har störst effekt.

Hur ofta ska man uppdatera statusen? Det beror på hur snabbt saker förändras. För de flesta organisationer funkar det bra att göra det varje månad. För snabbrörliga projekt kanske du behöver titta varje vecka.

Kan samma förutsättning påverka flera mål? Absolut. Ofta är det så. Ett nytt CRM-system kan vara en kritisk struktur för både försäljningsmål och kundservicemål. När du ser sådana kopplingar vet du att den förutsättningen är extra viktig att få på plats.

Vad händer om folk inte är överens om statusen? Då har ni ett bra samtal framför er. Olika perspektiv kan visa på blinda fläckar. Använd konkreta kriterier och data för att komma fram till en gemensam bedömning.